El primer día que trabajé en el equipo de Transformación Digital, todo parecía normal…
…hasta que me contaron (por casualidad) su método para gestionar las tareas de miles de alumnos. (No apto para cardíacos).
(Ojo, algo desde mi punto de vista normal, puesto que la persona encargada de la tarea no tenía un perfil técnico ni sabía que existían opciones para automatizar).
Atención al drama
Cada vez que un estudiante enviaba una tarea por Moodle, recibía un email de aviso. ¿Y luego? Pues abría el correo, buscaba el nombre del estudiante, comprobaba el centro del que provenía, qué tarea había hecho y luego… ¡lo apuntaba manualmente en una hoja de cálculo!
Pero espera, ¡que hay más! Después consultaba otra hoja para asignar a la persona encargada de corregir la tarea, que siempre era la misma para el mismo centro. Todo este proceso, estudiante por estudiante. Uno por uno. Una y otra vez.
Cuando me lo contaron, mi cerebro ya estaba en modo «error 404».
Y pregunté la frasecita que pregunto siempre en estos casos: «¿Cuántas veces haces esto a la semana? ¿Y cuánto te lleva hacerlo?». Ojo a la respuesta: varias veces a la semana, a veces durante horas. ¡Horas de su vida dedicadas a copiar, pegar y asignar tareas!
Me salió del alma: «No puede ser: esto hay que automatizarlo».
La solución, con Google Apps Script
Se trataba de un curso de más de 2.000 alumnos, y los avisos llegaban desde los foros de Moodle. Como no tenía acceso a Moodle, decidí atacar el problema desde el correo: revisar con Google Apps Script los e-mails de la bandeja de entrada cuyo remitente era la dirección de Moodle del curso, que estaban sin leer y clasificados con una etiqueta concreta.
Al día siguiente tenía la solución programada:
- El menú tiene dos botones que disparan las dos automatizaciones.
- La primera lee esos correos electrónicos y vuelca la información (nombre del remitente, fecha, tarea) en una hoja de cálculo. Mediante fórmulas se cargan automáticamente el resto de los datos: la modalidad del curso, el centro de trabajo y la persona encargada de revisar.
- La segunda comprueba si la persona existe o no en la hoja de cálculo y, si no existe, la añade para poder llevar el estado de sus entregas.
Tiempo de procesamiento: segundos. Tiempo ahorrado: días, semanas…
Lo que antes llevaba horas cada semana ahora se resuelve en cuestión de segundos.
Así que, si estás pensando si automatizar merece la pena, piensa en cuántos capítulos de Netflix podrías ver en lugar de estar repitiendo lo que sea una y otra vez.