En mayo de 2022 me propuse un reto: compartir cada día en LinkedIn una de las herramientas que uso en mi día a día. En este post reúno las de archivos, documentos y seguridad: las menos vistosas, pero sin ellas no podría trabajar.
Dropbox: mi nube desde hace más de diez años
Hace más de diez años me uní al carro de guardar en la nube los documentos que más usaba, y elegí Dropbox, que por aquel entonces era poco conocido. Lo recomendé a compañeros y alumnado y, como me regalaban 500 MB por cada persona referida, acumulé 19 GB.
- El instituto: apuntes, exámenes, horarios y proyectos, organizados por curso desde 2016-2017.
- Proyectos web y documentación que uso siempre: plugins, scripts, ficheros de configuración…
- Lo que necesito en el móvil: calendarios escolares y de trabajo de toda la familia, horarios de transporte, el menú semanal…
- Carpetas que van y vienen: la del próximo viaje, la de «imprimir»…
Google Drive: el centro de todo en el instituto
No podía terminar el reto sin hablar de Google Drive, con el que hago la mitad de las cosas de mi día a día… por lo menos. En mi cuenta personal tengo tanta información que necesité ampliar el espacio, y guardo desde el material de los cursos que imparto hasta los mapas de mis viajes, encuestas al alumnado o las copias de seguridad del móvil.
En mi centro todo gira en torno a Google Drive:
- Información compartida con todo el centro: material, recursos, exámenes, memorias, programaciones…
- Carpetas para cada grupo de participantes de un reto, donde comparten lo que necesitan.
- Encuestas para procesar después sus resultados.
- Cientos de hojas de cálculo para todo: rúbricas, evaluación, listados…
Encontrar las cosas es como seguir las miguitas de pan de Hansel y Gretel: nombre, año, ciclo, módulo, reto… ¡y ahí está (normalmente)!
Bitwarden: una contraseña distinta para cada sitio
Escuchando un podcast de productividad oí hablar del tiempo que ahorra un gestor de contraseñas: te evita recordar y teclear las contraseñas de cada aplicación o web. Reconozco que era reticente, pero ten en cuenta que yo uso prácticamente una contraseña única para cada servicio y nunca las guardo en el navegador.
Empecé con LastPass y después me pasé a Bitwarden, que además es de código abierto. Estoy encantada: manejo cientos de aplicaciones y no te imaginas el tiempo que ahorro cada día, sobre todo en el móvil. Tú decides el nivel de seguridad y cada cuánto te pide la contraseña maestra.
Carbon Copy Cloner: copias de seguridad sin esfuerzo
¿Qué pasaría si de repente se estropeara tu ordenador o tu disco duro y perdieras todas tus fotos? Por eso es importante tener más de una copia. Carbon Copy Cloner es un programa para Mac que hace copias de seguridad de lo que quieras (en Windows usé GoodSync, que funcionaba igual de bien).
Me encantan las fotos y tengo millones, así que las tengo todas por duplicado y algunas por triplicado. El proceso es muy sencillo:
- Conecto los dos discos.
- Elijo la tarea: sincronizar los discos completos o solo unas carpetas concretas.
- ¡Y listo!
Y no es paranoia: el día que me robaron el disco duro estas copias me salvaron. Si alguna vez borras algo sin querer, aquí te cuento cómo recuperarlo.
AutoFirma: firmar documentos en cinco segundos
AutoFirma es la aplicación del Gobierno de España para firmar electrónicamente documentos. Solo necesitas un certificado digital o el DNI electrónico. La uso muchísimo para firmar la documentación que me piden los centros de formación del profesorado:
- Tengo el certificado digital instalado en el ordenador.
- Abro AutoFirma.
- Selecciono el documento (¡o varios, porque firma en lote!).
- Elijo el certificado.
- Decido si la firma es visible o invisible.
¡Y listo! Tardo cinco segundos en firmar un documento. Prefiero el certificado digital para todo: no necesito lector de DNI ni identificarme con Cl@ve cada vez.
iLovePDF: todo lo que necesitas hacer con un PDF
¿Cuántas veces has tenido que extraer una página de un PDF, unir varios o pasarlo a Word? iLovePDF nació en 2010 con dos tareas, dividir y unir PDF, y hoy tiene más de veinte herramientas: comprimir, convertir de y a Word, PowerPoint, Excel, JPG o HTML, editar, firmar, añadir marcas de agua y números de página, proteger, desbloquear y reparar… Desde entonces, siempre que necesito trabajar con un PDF voy directamente a su web.
En 2018 le dediqué un artículo en la Revista Digital: ¡Adoro los PDF!.
¿Y tú, dónde guardas tu información y cómo la proteges?