En mayo de 2022 me propuse un reto: compartir cada día en LinkedIn una de las herramientas que uso en mi día a día. En este post reúno las de productividad y organización.

Rocket Typist: el expansor de texto que me ha ahorrado días

Había oído hablar mucho de TextExpander en el mundo emprendedor, pero nunca había probado ese ni ningún otro expansor de texto. No creí que lo necesitara. Un día, un compañero de mastermind me dijo que tenía que probarlo, que me cambiaría la vida. «¡Ya será menos!», pensé. ¡Qué equivocada estaba! Es una de las mejores inversiones que he hecho.

Rocket Typist, como docente y como emprendedora, me ahorra horas, sobre todo en algunas épocas. Algunos ejemplos:

  • Correos predefinidos a falta de algunos campos: abro el correo, escribo el atajo, relleno un par de campos y… voilà!
  • Códigos de color que uso a menudo. ¿Por qué tenerlos anotados pudiendo escribir algo como :txazul?
  • Trozos de código en los que solo cambia un parámetro. Incluso puedo indicar dónde quiero que quede el cursor.
  • Correcciones que se repiten en uno de los cursos que tutorizo: tengo atajos para distintos mensajes de feedback y corrijo decenas de tareas en minutos.
  • Y, como soy muy fan de los emoticonos, tengo atajos para los que más uso.

Atajos de Rocket Typist para códigos de color hexadecimales

Toggl Track: ¿cuánto tiempo dedicas a cada cosa?

¿Alguna vez te has parado a medir cuánto tiempo dedicas a ciertas tareas, a tus proyectos o, simplemente, a mirar el correo? Toggl Track es un time tracker: una aplicación (web, escritorio y móvil) con un botón de arrancar y parar. Esa es la magia. Lo enciendes, lo apagas y, si quieres, lo etiquetas. Yo lo uso en su versión gratuita desde 2014.

Lo tengo organizado en:

  • Clientes: agencias de diseño, editoriales…
  • Proyectos de cada cliente.
  • Etiquetas para tipos de tarea: formación, documentación, comunicación…
  • Y dos proyectos aparte, Personal e Instituto, para lo que no encaja en lo anterior (aunque reconozco que muchas veces se me olvida activarlo).

Se lo recomiendo siempre a mi alumnado cuando hace el proyecto de fin de ciclo: así sabe el tiempo que le ha dedicado y el precio que podría poner a su aplicación según el precio por hora. Aunque no me hacen mucho caso…

Notion: mi centro de control

Notion es una herramienta de gestión de proyectos y toma de notas pensada para equipos, pero yo la uso para mí sola. La conocí en la web de un desarrollador que la utilizaba como roadmap, y la usé igual para uno de mis proyectos: cada idea, clasificada por área, importancia y estado.

A raíz de un curso de diseño de vida y de mi anterior sistema de organización, me monté mi propio centro de control, en el que gestiono metas, objetivos, proyectos, áreas, tareas, planificación trimestral y logros. Así controlo todo lo que tengo entre manos y lo que me espera en los próximos tres meses.

Además, monté mi propio sistema de gestión del conocimiento (KMS), con áreas, etiquetas y una base de conocimiento, para tener clasificada toda la información que consumo (cursos, artículos, posts…) y encontrarla rápidamente.

OmniFocus: GTD sin complicarse

¿Algún amante de GTD en la sala? OmniFocus es un gestor de tareas que permite clasificarlas con etiquetas (contextos), crear proyectos, hacerlas recurrentes… todo lo que necesitas para poner tu sistema GTD a punto.

Cuando me enamoré de GTD quise buscar la herramienta perfecta (spoiler: no existe). Probé OmniFocus, me encantó e hice un curso para exprimirlo al máximo. Y entonces reaprendí GTD y me di cuenta de que no necesitaba una herramienta tan potente, porque tanta clasificación te despista del objetivo. Así que rehíce mi sistema con lo mínimo:

  1. Capturo en el buzón (Inbox) todo lo que me llama la atención: ideas, tareas, información…
  2. Proceso y organizo con contextos: a la espera, lugares, agendas, algún día / tal vez…
  3. Proyectos: todo lo que requiere más de una acción, clasificado en personales, profesionales y en pausa.
  4. Repeticiones para las tareas mensuales, semestrales o anuales (renovación de dominios, seguros…).
  5. Calendario conectado, para eventos y tareas con fecha: exámenes, formaciones, entregas…
  6. Checklists: de inicio y fin de curso, de fin de año, de viaje… (te hablo de ellas en este post).

Hay mil funciones más que me encantan, pero prefiero el método KISS (Keep It Simple, Stupid!)

ClickUp: de cajón de sastre a gestor de proyectos

Empecé a usar ClickUp para anotar series, libros, podcasts, viajes, ideas, regalos… Su lema lo dice todo: «One app to replace them all». Gestiona tareas, documentos, calendarios, recordatorios… con una interfaz muy atractiva.

Pero donde de verdad me conquistó fue como gestor de proyectos web compartidos:

  1. Creo un proyecto y lo comparto con la agencia o el diseñador con el que voy a trabajar.
  2. Establezco la lista de tareas (instalar WordPress, tema, plugins, cada página, cada formulario…) con una estimación de horas.
  3. Elijo una tarea, activo el cronómetro y la paso a «en proceso».
  4. Al terminarla, la paso a «revisar». La otra persona la revisa y, si está bien, pasa a «terminada»; si no, me deja comentarios y archivos en la misma tarea.

Aunque buena parte de mis listas las he ido pasando a Notion o a Coda, para gestionar proyectos entre varias personas me quedo con ClickUp.

¿Y tú, con qué herramientas te organizas? Si quieres descubrir más trucos para ser un profe proficiente, suscríbete a Proficientes