En mayo de 2022 me propuse un reto: compartir cada día en LinkedIn una de las herramientas que uso en mi día a día. En este post reúno las de no-code y automatización, las que más me han cambiado la forma de trabajar.

Coda: mi navaja suiza

Quienes me conocen saben que uso Coda para todo: es mi gestor de proyectos, mi agenda y mi cuaderno de notas.

  • En lo personal, lo uso como gestor de finanzas (personales, profesionales y de inversiones), como CRM personal, para apuntar ideas de regalos u organizar el listado de mis fotos.
  • En el instituto, hemos implantado Coda para llevar toda la documentación de las FCT. Estoy desarrollando un gestor de tareas múltiples y queremos que forme parte de un futuro sistema de gestión del conocimiento.
  • En lo profesional, llevo el control de los proyectos web que desarrollo: contratos, horas de dedicación, incidencias… A la hora de compartir documentación es muy atractivo y eficiente.

Airtable: la base de datos que no lo parece

Airtable es una mezcla entre hoja de cálculo y base de datos: permite trabajar con fórmulas y, a la vez, relacionar tablas entre sí como en una base de datos al uso. Una vez que entiendes algunos conceptos (sobre todo link, rollup y lookup), el límite está en tu imaginación.

Lo malo es que, viniendo del mundo de la informática, me cuesta «pensar fácil» y tiendo a hacerme mis esquemas de modelos relacionales. ¡Pero al fin y al cabo es lo mismo!

Mi niña bonita en Airtable es una base de datos para gestionar las FCT de los cuatro ciclos de informática del centro: el alumnado curso a curso, todas las modalidades de prácticas (FCT, Dual, Dual de primero, Erasmus), empresas, contactos realizados y la asignación alumno-empresa-tutor. Y la seguimos mejorando cada día: formularios, dashboards, automatizaciones, envío de correos…

Zapier: automatizar sin programar

Zapier permite conectar distintas aplicaciones web para automatizar flujos de trabajo. Su plan gratuito incluye 100 tareas y 5 zaps (flujos), así que puedes empezar a trastear sin problema. Algunos de los que uso:

  1. Guardar en una carpeta de Dropbox los adjuntos de los correos etiquetados de una forma concreta.
  2. Cada vez que recibo un correo con un asunto predefinido, crear una nueva fila en una tabla de Coda con los datos del remitente.
  3. Cada vez que se registra un usuario en WordPress, añadirlo a un pequeño CRM de usuarios en Coda.

Sé que podría sacarle muchísimo más partido, pero a veces no se me ocurren todas las automatizaciones posibles.

Google Apps Script: programar dentro de Google

¿Sabías que puedes crear tus propios menús y automatizar tareas en Gmail, Drive o Sheets sin salir de Google? Se llama Google Apps Script y es el lenguaje de programación de Google Workspace.

Hace un par de años, una prima me llamó desesperada: llevaba días trabajando de siete de la mañana a nueve de la noche casi sin comer. Tenía una hoja de cálculo con cientos de filas, una por cliente, y copiaba y pegaba los datos en una plantilla de Word de 10 a 20 páginas. Lo que necesitaba era una combinación de correspondencia: le instalé el complemento Autocrat en Google Sheets y le ahorré horas.

Entonces vio que había todo un mundo en Google Sheets y me preguntó si podía hacer más cosas: mandar correos, reorganizar documentos en carpetas, copiar datos de una hoja a otra… automáticamente. (Spoiler: sí, se podía). Así conocí Google Apps Script y me di cuenta de que, con un lenguaje muy parecido a JavaScript, podía hacer prácticamente cualquier cosa. Algunas que he hecho:

  1. Crear menús personalizados en Sheets.
  2. Generar y enviar un documento con un solo clic.
  3. Desarrollar macros.
  4. Enviar correos masivos a partir de una hoja de cálculo según unas condiciones.
  5. Reorganizar documentos en carpetas según su nombre.
  6. Crear documentos a partir de datos.

Como imaginarás, en el mundo docente esto tiene posibilidades infinitas. Si quieres ver ejemplos reales, te cuento cómo creo eventos de Calendar en bloque y cómo automaticé el seguimiento de tareas de Moodle.

¿Y tú, usas alguna herramienta no-code o de automatización? Si quieres descubrir más, suscríbete a Proficientes